Retreat chiến lược cần nhiều hơn một phòng họp đẹp. Không gian phải đủ riêng tư, lịch làm việc đủ tập trung và hoạt động thư giãn vừa đủ để tái tạo năng lượng.
Nội dung nên được gửi trước để thời gian gặp mặt dành cho đối thoại và quyết định. Một người điều phối trung lập cũng giúp mọi góc nhìn được lắng nghe và cuộc họp đi đến kết quả rõ ràng.